E-Legal

CONSERVAZIONE DIGITALE CON DELEGA DELLE RESPONSABILITA’

E-Legal è il servizio di Conservazione Digitale con delega di Ædera erogato in completo outsourcing per  eliminare totalmente gli investimenti per l’azienda in infrastruttura informatica e formazione specifica, oltre che ridurre il time-to-market.

Il vantaggio è garantito anche dalla possibilità di accedere al servizio sostenendo un costo legato al consumo, proporzionale quindi ai volumi dei documenti conservati.

Oltre all’esecuzione del processo in senso stretto, il servizio erogato presuppone:

  • l’impiego di metodologie strutturate a garanzia della sicurezza nel trattamento e della conservazione dei dati;
  • il mantenimento costante della qualità del servizio;
  • il mantenimento evolutivo delle applicazioni garantendo un continuo aggiornamento rispetto alle tecnologie in uso e ai nuovi scenari tecnologici in costante sviluppo;
  • l’impiego di profili di competenza specializzati come quello del Responsabile della conservazione il cui aggiornamento in termini di competenza viene puntualmente garantito;
  • l’adeguamento del servizio in caso di evoluzione del quadro normativo di riferimento.

Il servizio E-Legal viene erogato da Ædera in collaborazione con un partner leader di mercato per i servizi di conservazione digitale.

Ædera gestirà l‘intero processo di conservazione per te secondo gli standard normativi vigenti

dell’obbligo di conservare fisicamente i documenti con conseguente riduzione di costi latenti spesso sottovalutati

preoccuparsi di aggiornare nel corso degli anni gli standard di sicurezza per l’infrastruttura aziendale, garantendo una migliore focalizzazione degl’investimenti

Caratteristiche:

Integrità dei dati
Garantiamo la correttezza dell’intero processo di conservazione secondo il rispetto degli standard in materia di Conservazione Digitale
Reperibilità
I tuoi documenti reperibili in qualsiasi momento con un semplice click
Sicurezza
Disaster Recovery garantito e massima affidabilità che i tuoi dati siano al sicuro, sempre e comunque

come funziona:

Il processo di Conservazione Digitale E-Legal viene erogato in Outsourcing, applicando le normative DIGITPA/Ministero dell’Economia, che regolamenta la dematerializzazione dei documenti aziendali, garantendone la piena valenza legale e la loro validità nel tempo, apponendo una firma digitale (inoppugnabilità della sottoscrizione) e una marcatura temporale (datazione certa), che ne garantiscano l’autenticità e l’integrità. Il partner risponde in modo esaustivo alla normativa in vigore.

Il servizio prevede:

  1. costituzione del lotto per acquisizione o importazione da altri sistemi;
  2. eventuale normalizzazione o conversione di formato;
  3. controllo della consistenza del lotto;
  4. firma dei documenti con il certificato del Cliente;
  5. generazione di una evidenza informatica che contiene l’impronta dei documenti del lotto e gli indici relativi;
  6. apposizione della firma digitale del Responsabile della Conservazione sull’evidenza informatica;
  7. apposizione di una marca temporale sulla suddetta evidenza informatica;
  8. archiviazione dei documenti su un supporto di conservazione compatibile con la normativa vigente (“esibizione online”);

generazione delle copie di backup (“DVD autoconsultanti”);

Per ottemperare alle normativa, il Partner, in qualità di Responsabile della Conservazione:

  • definirà le caratteristiche e i requisiti di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale terrà evidenza
  • organizzerà conseguentemente  il  contenuto  dei  supporti  ottici  e  gestirà  le procedure   di   sicurezza   e   di   tracciabilità   che   ne   garantiscano   la   corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato
  • archivierà  e   renderà   disponibili,   con   l’impiego   di   procedure   elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
  • descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti
    • estremi identificativi del responsabile della conservazione
    • estremi identificativi delle persone eventualmente delegate e dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati
    • indicazione delle copie di sicurezz
  • manterrà e renderà accessibile un archivio dei software e dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni
  • verificherà la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione
  • adotterà le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione
  • richiederà la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite
    • definirà e documenterà le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale
  • verificherà periodicamente,  con  cadenza  non superiore  a  cinque  anni,  l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

Cosa aspetti, scarica la nostra brouchure!

E-LEGAL

Autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità per i tuoi documenti informatici in qualsiasi momento

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