Il processo di Conservazione Digitale E-Legal viene erogato in Outsourcing, applicando le normative DIGITPA/Ministero dell’Economia, che regolamenta la dematerializzazione dei documenti aziendali, garantendone la piena valenza legale e la loro validità nel tempo, apponendo una firma digitale (inoppugnabilità della sottoscrizione) e una marcatura temporale (datazione certa), che ne garantiscano l’autenticità e l’integrità. Il partner risponde in modo esaustivo alla normativa in vigore.

Il servizio prevede:

1. costituzione del lotto per acquisizione o importazione da altri sistemi;
2. eventuale normalizzazione o conversione di formato;
3. controllo della consistenza del lotto;
4. firma dei documenti con il certificato del Cliente;
5. generazione di una evidenza informatica che contiene l’impronta dei documenti del lotto e gli indici relativi;
6. apposizione della firma digitale del Responsabile della Conservazione sull’evidenza informatica;
7. apposizione di una marca temporale sulla suddetta evidenza informatica;
8. archiviazione dei documenti su un supporto di conservazione compatibile con la normativa vigente (“esibizione online”);

generazione delle copie di backup (“DVD autoconsultanti”);

Per ottemperare alle normativa, il Partner, in qualità di Responsabile della Conservazione:

• definirà le caratteristiche e i requisiti di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale terrà evidenza
• organizzerà conseguentemente  il  contenuto  dei  supporti  ottici  e  gestirà  le procedure   di   sicurezza   e   di   tracciabilità   che   ne   garantiscano   la   corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato
• archivierà  e   renderà   disponibili,   con   l’impiego   di   procedure   elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
• descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti
  • estremi identificativi del responsabile della conservazione
  • estremi identificativi delle persone eventualmente delegate e dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati
  • indicazione delle copie di sicurezz
• manterrà e renderà accessibile un archivio dei software e dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni
• verificherà la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione
• adotterà le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione
• richiederà la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite
  • definirà e documenterà le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale
• verificherà periodicamente,  con  cadenza  non superiore  a  cinque  anni,  l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.