E-Desk si compone di due elementi interconnessi:

1. Un sistema intelligente di riconoscimento ed elaborazione dei documenti all’interno del Cloud di Ædera;
2. Un’interfaccia Touch di controllo per la validazione dei documenti presso il cliente.

I componenti di riconoscimento dei caratteri e l’analisi semantica, unita alla possibilità di adottare un’interfaccia touch, semplificano al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione dei documenti. Il sistema ha la capacità di memorizzare le eventuali correzioni impartite dall’operatore e, mano a mano, si otterranno interpretazioni e indicizzazioni sempre più precise.
Gli automatismi e l’esperienza di tipo tattile velocizzano i processi, permettono una forte riduzione degli errori e dei costi, con minimi sforzi di formazione. La gestione dei differenti formati, consente di rendere digitale ciò che è cartaceo e, ovviamente, permette di mantenere in digitale ciò che già lo è. Per questo, una volta che il documento è validato e archiviato su E-Arch, può essere portato in Conservazione Digitale.

Il flusso di elaborazione delle fatture passive si svolge nel seguente modo:

• I documenti vengono acquisiti dalle diverse fonti che li producono (e-mail, scanner, file system) ed inviati nel Cloud di Ædera;
• Il servizio di lettura ottica (OCR) in Cloud estrae e riconosce le informazioni chiave dal documento;
• I dati destrutturati vengono strutturati grazie al processo di analisi semantica, che permette di attribuire un significato ai dati estratti dalla fattura;
• Il documento e gli indici estratti vengono inviati a Scrivania, che li confronta con i dati forniti dal gestionale per validarli automaticamente;
• Eventuali eccezioni (mancanza del fornitore in anagrafica, mancanza del/dei DDT legati alla fattura, ecc.) sono presentate all’utente amministrativo, nell’interfaccia touch, per l’eventuale correzione o conferma;
• Il sistema memorizza gli eventuali input derivanti dall’operatore per future interpretazioni e indicizzazioni;
• I dati validati vengono inviati all’ERP per la registrazione in Prima Nota;
• Scrivania attende il Protocollo di Registrazione dall’ERP per applicarlo digitalmente sulla fattura.
• Il documento protocollato viene archiviato ed indicizzato nel sistema documentale e reso disponibile per l’accesso diretto da ERP e per la successiva conservazione sostitutiva.