Se si desidera avere il pieno controllo dei documenti di un’azienda si deve adottare un sistema di archiviazione documentale che, oltre ad integrarsi con i principali sistemi aziendali, riesca a creare legami logici tra i documenti. E-Arch è un archivio relazionale organizzato in classi documentali omogenee. I dati fondamentali all’interno dei documenti andranno a definire gli indici grazie ai quali i documenti saranno organizzati fra loro, ricercabili e consultabili. Scegliendo la versione in Cloud si avrà il vantaggio di avere garantiti gli aggiornamenti delle nuove release in tempo reale e backup automatici dei documenti inseriti.
La Suite E-Files comprende una serie di soluzioni volte ad ottimizzare la gestione documentale, non solo meramente da ricondurre all’archiviazione dei documenti. Sempre più importante, infatti per le aziende è avviare un processo di digitalizzazione che consenta di ottimizzare i costi e ridurre sprechi inutili legati a retaggi del passato.
Caratteristiche:
Personalizzabile
E-Arch permette di assegnare permessi in base a ciascun utente o gruppo di utenti
Scalabile
La proposta economica è formulata in base ai documenti effettivamente archiviati
In cloud
I documenti risiedono in una struttura centralizzata sicura e sono accessibili da più postazioni di lavoro
L’archiviazione documentale di E-Arch si struttura su quattro livelli:
Questa struttura permette all’applicazione di essere veloce e completamente scalabile. Inoltre, essendo l’interfaccia indipendente dal livello applicativo, è possibile attivare tutte le funzionalità di E-Arch anche tramite altri applicativi (ERP, CRM, Portali, ecc).
La possibilità di profilare in modo dettagliato l’accesso in base agli utenti e ai gruppi di utenti permette di poter limitare le azioni di consultazione, modifica, inserimento e cancellazione su ciascuna classe e, a sua volta, su ciascun documento garantendo il massimo livello di sicurezza.
La natura relazionale di E-Arch permette di definire relazioni complesse anche tra diverse classi documentali, agevolando l’utente in fase di ricerca anche se non conosce precisamente la giusta collocazione di tali documenti.
Vi è la possibilità di creare classi documentali versionate e/o criptate a seconda delle esigenze.
È possibile anche fare ricerche full tex.
L’Interfaccia web di visualizzazione dei risultati di ricerca è completamente personalizzabile.
IL MOTORE A REGOLE
Il Motore a Regole permette di gestire organicamente flussi di documenti, in ingresso e in uscita, non normalizzati e agevolarne l’indicizzazione e l’archiviazione all’interno di E-Arch.
La soluzione integra:
Il Motore permette di creare regole di formattazione e conversione dei documenti.
Sarà possibile creare e formattare un documento partendo da:
E-TRANSFER MANAGER
Il servizio E-Transefer Manager consente di trasferire su E-Arch i documenti da locale in modo automatico in modo semplice e veloce.
Il trasferimento avviene trascinando il documento in una delle cartelle di riferimento create sul sul proprio PC.
Il documento verrà archiviato automaticamente E-Arch e potrà essere ricercato anche mediante la tecnica del full text.
I documenti possono essere sottoposti ad ulteriori trattamenti come quello della firma o inviato in approvazione.