E-Arch

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Se si desidera avere il pieno controllo dei documenti di un’azienda si deve adottare un sistema di archiviazione documentale che, oltre ad integrarsi con i principali sistemi aziendali, riesca a creare legami logici tra i documenti. E-Arch è un archivio relazionale organizzato in classi documentali omogenee. I dati fondamentali all’interno dei documenti andranno a definire gli indici grazie ai quali i documenti saranno organizzati fra loro, ricercabili e consultabili. Scegliendo la versione in Cloud si avrà il vantaggio di avere garantiti gli aggiornamenti delle nuove release in tempo reale e backup automatici dei documenti inseriti.

La Suite E-Files comprende una serie di soluzioni volte ad ottimizzare la gestione documentale, non solo meramente da ricondurre all’archiviazione dei documenti. Sempre più importante, infatti per le aziende è avviare un processo di digitalizzazione che consenta di ottimizzare i costi e ridurre sprechi inutili legati a retaggi del passato.

Integrabile con qualunque sistema informatico già presente in azienda

centralizzata dei tuoi documenti attraverso la creazione di tipologie documentali omogenee

di legami logici tra tipologie documentali diverse in base a proprietà comuni specifiche di ciascun documento

Caratteristiche:

Personalizzabile
E-Arch permette di assegnare permessi in base a ciascun utente o gruppo di utenti
Scalabile
La proposta economica è formulata in base ai documenti effettivamente archiviati
In cloud
I documenti risiedono in una struttura centralizzata sicura e sono accessibili da più postazioni di lavoro

Come Funziona

L’archiviazione documentale di E-Arch si struttura su quattro livelli:

Questa struttura permette all’applicazione di essere veloce e completamente scalabile. Inoltre, essendo l’interfaccia indipendente dal livello applicativo, è possibile attivare tutte le funzionalità di E-Arch anche tramite altri applicativi (ERP, CRM, Portali, ecc).

La possibilità di profilare in modo dettagliato l’accesso in base agli utenti e ai gruppi di utenti permette di poter limitare le azioni di consultazione, modifica, inserimento e cancellazione su ciascuna classe e, a sua volta, su ciascun documento garantendo il massimo livello di sicurezza.

La natura relazionale di E-Arch permette di definire relazioni complesse anche tra diverse classi documentali, agevolando l’utente in fase di ricerca anche se non conosce precisamente la giusta collocazione di tali documenti.

Vi è la possibilità di creare classi documentali versionate e/o criptate a seconda delle esigenze.

È possibile anche fare ricerche full tex.

L’Interfaccia web di visualizzazione dei risultati di ricerca è completamente personalizzabile.

IL MOTORE A REGOLE

Il Motore a Regole permette di gestire organicamente flussi di documenti, in ingresso e in uscita, non normalizzati e agevolarne l’indicizzazione e l’archiviazione all’interno di E-Arch.

La soluzione integra:

Il Motore permette di creare regole di formattazione e conversione dei documenti.

Sarà possibile creare e formattare un documento partendo da:

E-TRANSFER MANAGER

Il servizio E-Transefer Manager consente di trasferire su E-Arch i documenti da locale in modo automatico in modo semplice e veloce.

Il trasferimento avviene trascinando il documento in una delle cartelle di riferimento create sul sul proprio PC.

Il documento verrà archiviato automaticamente  E-Arch e potrà essere ricercato anche mediante la tecnica del full text.

I documenti possono essere sottoposti ad ulteriori trattamenti come quello della firma o inviato in approvazione.

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