Settore alimentare

Breve panoramica sull’azienda

Il cliente in oggetto è uno dei  principali produttori del comparto lattiero caseario in Italia.

Esigenze e necessità del cliente

L’esigenza del cliente è, da un lato migliorare la gestione degli iter approvativi legati al processo di acquisto e pagamento, 
dall’altro ridurre le criticità legata alla riconciliazione tra le fatture e gli altri documenti appartenenti al ciclo di vita dell’ordine.

Soluzioni proposte da Ædera

Il processo interno prevede che, previa approvazione del responsabile di reparto, AS400 generi l’RDA in formato PDF, per il vaglio dell’ufficio acquisti.
 Se si tratta di una RDA destinata a un nuovo fornitore, non certificato, o per uno specifico acquisto mai effettuato in precedenza, attraverso E-Flow di Ædera vengono attivati due ulteriori livelli di approvazione: da parte del responsabile che ha autorizzato la RDA e da parte del responsabile di stabilimento o del Direttore Generale. In caso affermativo, viene generato l’Ordine di Acquisto che verrà inviato automaticamente al fornitore.

Per la riconciliazione, al momento dell’entrata merci a magazzino, si confrontano con la RDA e l’Ordine presente a sistema i Documenti di Trasporto (DDT) corrispondenti a ciascun ordine, ricevuti in formato PDF. Lo stesso avviene per le fatture passive. 
In questo modo, con la creazione dei dossier è possibile effettuare una riconciliazione automatica.

Inoltre, il sistema di gestione E-Flow consente di monitorare il tempo di pagamento delle fatture passive: se, per esempio, sono trascorsi 50 giorni (sui 70 previsti a contratto), senza che una fattura sia stata approvata, il sistema genera in automatico una mail di sollecito destinata all’approvatore. Le fatture approvate, invece, vengono inviate, insieme a tutta la documentazione di contesto, all’ufficio amministrativo che provvede al pagamento.

Ogni documento generato lungo l’iter viene archiviato nel sistema di gestione elettronica documentale, E-Arch, e portato in conservazione sostitutiva con il servizio di Ædera E-Legal; inoltre, a ogni passaggio, ciascun approvatore appone la propria firma elettronica su ciascun documento -vedi E-Sign-.

Vantaggi

Il progetto intrapreso dal cliente permette di:

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