Autorità portuale

Breve panoramica sull’azienda

Il cliente in oggetto è un’autorità portuale

Esigenze e necessità del cliente

Una delle esigenze del cliente è quella di gestire la protocollazione di tutti i documenti sia in entrata che in uscita. Inoltre, per il cliente è fondamentale ottimizzare il processo di approvazione legato alla scadenza del canone demaniale. Il cliente ha voluto digitalizzare l’intero processo approvativo ma, contemporaneamente, ha espresso la necessità di continuare a mantenere i documenti cartacei in tutte le fasi di avanzamento del processo che siamo andati a definire.

Soluzioni proposte da Ædera

Ædera ha proposto l’adozione di E-Flow, un sistema di Workflow evoluto, installato on site presso il cliente, sia per la gestione della protocollazione dei documenti in entrata e in uscita, sia per ridefinire in modo strutturato il processo approvativo legato alle scadenze del canone demaniale.

Per il processo di protocollazione è stato previsto che, una volta acquisito in forma cartacea il documento, vengano registrati i dati in esso contenuti direttamente all’interno di una form web che immediatamente genera un numero di protocollo. In quel momento, l’operatore riporta manualmente, o tramite l’applicazione di un’etichetta barcode sul documento, il numero di protocollo direttamente sul cartaceo. Contemporaneamente l’addetto allega la scansione del documento al processo.

Il Workflow ha permesso di soddisfare anche l’esigenza del cliente relativa alla gestione del processo di approvazione del canone demaniale.  Gli utenti abilitati, una volta che avranno inserito all’interno della form web la scadenza legata a ciascuna concessione, riceveranno una mail di alert quando esse saranno prossime alla scadenza.

Vantaggi

Il vantaggio di digitalizzare la generazione del protocollo e la gestione delle scadenze permette al cliente di superare quelle criticità legate alla dispersione di informazioni e alla perdita dei documenti e avere un pieno controllo delle scadenze dei canoni delle concessioni, evitando ritardi e dimenticanze.

Inoltre, avere tutti i documenti, oltre che cartacei, anche indicizzati su E-Arch permette una loro più facile reperibilità e un maggiore condivisone dello stato di avanzamento della concessione o della pratica per tutti gli utenti coinvolti.

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