Automotive

Breve panoramica sull’azienda

Il cliente in oggetto è una multinazionale che sviluppa, produce e vende prodotti per l’automotive in tutto il mondo

Esigenze e necessità del cliente

L’esigenza espressa dal cliente è di ottimizzare i tempi di gestione per il ciclo attivo e rendere completamente automatico il processo passivo, azzerando i tempi morti sia per la registrazione in prima nota, che per l’approvazione del pagamento. Il cliente ha anche deciso di adottare un sistema di Conservazione Digitale dei documenti fiscali e del LUL – Libri Unici del Lavoro.

Soluzioni proposte da Ædera

E-Files, la soluzione modulare di gestione dei flussi documentali di Ædera, ha permesso di soddisfare le esigenze del cliente.

In particolare i documenti prodotti da SAP vengono archiviati automaticamente in E-Arch, il modulo di archiviazione della suite e direttamente dall’interfaccia di SAP è possibile richiamarli in visualizzazione.

Per ottimizzare il processo passivo Ædera ha implementato la E-Desk per la registrazione in prima nota automatica delle fatture merci, integrata con E-Flow per l’approvazione al pagamento. Le fatture in ingresso vengono inviate ai nostri sistemi di riconoscimento che permettono di estrarre i dati contenuti nelle fatture merci e restituirli a Scrivania Digitale. A seguito dell’attività di riconoscimento, il sistema esegue una serie di controlli automatici, confrontando i dati rilevati con quelli già presenti sul gestionale.

L’operatore ha la possibilità di visualizzare in apposite cartelle le fatture e confermare la registrazione in prima nota. Per tutte le altre tipologie di fatture fornitori, invece, viene applicato sulla prima pagina del documento un barcode e, successivamente, il documento viene scansionato ed elaborati i dati al suo interno.

Al momento del caricamento delle fatture su E-Desk viene avviato un processo con il Workflow per l’approvazione al pagamento. Il primo step approvativo è sempre assegnato a chi ha generato l’RDA, i successivi variano in funzione della tipologia di fattura e dell’importo della stessa.

A seguito dell’iter approvativo viene sbloccata la fattura in SAP e approvato il pagamento.

Recentemente, il cliente ha deciso di implementare anche il Portale di invio multicanale dei documenti –E-Dispatch -, che permetterà di inviare con cadenza predeterminata i documenti attraverso mail, PEC e posta prioritaria, oltre a permettere la pubblicazione dei documenti sul portale ad accesso riservato.

Ogni anno il cliente gestisce in modo integrato e completamente automatico circa 500.000 pagine all’anno tra documenti attivi e passivi. Inoltre circa 100.000 documenti all’anno sono inviati in conservazione digitale con delega di responsabilità attraverso il servizio E-Legal.

Vantaggi

Adottando Scrivania Digitale si riduce del 45% il tempo impiegato per effettuare la registrazione delle fatture passive in prima nota, aumentando di gran lunga il controllo sugli errori ottimizzando le risorse interne.

L’iter approvativo delle fatture fornitori viene regolamentato in modo puntuale, riducendo i tempi e garantendo in ogni momento la tracciabilità dell’intero processo.

Tutti i processi sopra descritti sono stati pienamente integrati con il gestionale SAP, permettendo una completa automazione delle procedure.

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