Assicurazioni

Breve panoramica sull’azienda

Il cliente fa parte di un Gruppo leader, in Italia e nel mondo, nel brokeraggio assicurativo e ri-assicurativo e nella consulenza delle Risorse Umane.

Esigenze e necessità del cliente

L’esigenza del cliente è di avere un repository documentale centralizzato per tutti i documenti delle polizze assicurative che vengono stipulate, integrato con il sistema di gestione polizze, attualmente in uso, e le applicazioni web a disposizione degli agenti e dei clienti per le attività riguardanti le polizze.

Soluzioni proposte da Ædera

La soluzione adottata ha comportato l’estensione del sistema E-Arch di Ædera, già adottato per l’archiviazione dei documenti fiscali. Questo aggiornamento ha permesso di integrare completamente con E-Files:

L’accesso in archiviazione e visualizzazione avviene tramite chiamate web direttamente ai webservices.
Inoltre il cliente, ha implementato diversi strumenti per la lettura e l’acquisizione dei dati dai documenti gestiti.

Tutti i documenti acquisiti secondo le tre diverse modalità vengono indicizzati per l’importazione in E-Arch in modo automatico.

L’identificazione univoca dei documenti è determinante per poter effettuare ricerche rapide, senza dover passare attraverso la consultazione e ricerca di documenti cartacei.

La soluzione di Ædera permette di richiamare il documento direttamente dal gestionale delle polizze. Per facilitare l’accesso al sistema è stato adottato il Single Sign-On, tramite Active Directory. Strategica per il cliente è la velocità di accesso ai documenti, garantita dalla struttura del sistema E-Arch, altamente scalabile.

Gli accessi nominali sono:

In media vengono archiviati circa 6.500/7.000 documenti ogni giorno, con una media di 10/15 pagine/documento. Ogni giorno vengono effettuate circa 7.000 ricerche di documenti in E-Arch direttamente dal gestionale. Anche dalle applicazioni web vengono effettuati circa 3.000 accessi al giorno ai documenti presenti sul sistema di archiviazione.

Vantaggi

La ricerca dei documenti è velocizzata ed è possibile effettuare report su specifiche categorie di documenti. I costi di gestione dell’archivio cartaceo vengono abbattuti grazie all’eliminazione degli spazi fisici per lo stoccaggio dei documenti e del personale ad esso dedicato, oltre che a una riduzione del consumo di carta. L’accesso personalizzato con username e password al sistema di archiviazione documentale è assegnato in base ai permessi che ciascun addetto autorizzato ha ottenuto dallo staff organizzativo.

L’utilizzo del sistema documentale di Ædera non richiede una particolare formazione del personale dell’azienda, essendo estremamente semplice e intuitivo da utilizzare.

Back to top